Existem várias estratégias para salvar seus arquivos de e-mail para armazenamento de longo prazo. Discos rígidos externos tornaram-se uma solução comum para arquivos de dados porque oferecem fácil portabilidade, grandes limites de dados, confiabilidade e custo geralmente baixo. Dependendo do cliente de e-mail que você usa, há diferentes passos para criar um arquivo. Uma vez que você tenha seu arquivo, armazená-lo em uma opção de armazenamento externo é tão simples quanto mover ou copiar o arquivo de arquivo para o disco rígido usando o Gerenciador de Arquivos.
Discos rígidos externos são uma solução atraente para necessidades de armazenamento de dados de longo prazo devido à extrema facilidade de uso. Em quase todos os casos, tudo que você precisa fazer é conectar o disco rígido ao computador com um cabo USB e o drive é exibido no gerenciador de arquivos. A partir deste ponto, tudo que você precisa fazer é arrastar e soltar seus arquivos de dados, como seus arquivos de e-mail, diretamente para este drive e eles são copiados. A única preocupação possível para esses dispositivos surge se você viaja com eles ou os move com frequência. Há apenas um disco rígido dentro e a confiabilidade depende da precisão das partes mecânicas do drive para ler o disco. Derrubar o drive pode causar danos mecânicos internos que, em alguns casos, podem resultar em perda de dados.
Dispositivos NAS (Network Attached Storage) são um pouco mais complexos que simples discos rígidos externos baseados em USB. Isso porque dispositivos NAS incluem a capacidade de conectar à rede da sua casa usando Wi-Fi ou Ethernet e oferecer acesso a arquivos para qualquer computador conectado à rede doméstica. Tais dispositivos podem ser tornados mais confiáveis que um disco rígido externo porque você pode configurar alguns modelos em várias opções RAID para minimizar o risco de perda de dados. Uma configuração RAID é aquela em que cada disco em um sistema de múltiplos discos é um backup para seus parceiros; se um disco falhar, seus dados podem ser recuperados de outro. Também é possível criar uma solução NAS você mesmo se tiver um computador desktop em casa com uma baia de disco rígido interno não utilizada. Adicionar um disco rígido barato a tal máquina é uma solução a considerar se você gosta da ideia de um dispositivo NAS, mas talvez não do custo adicional.
Opções de armazenamento em nuvem na internet são uma solução popular porque esses serviços podem ser acessados de qualquer navegador web em quase qualquer tipo de dispositivo. Além disso, alguns serviços como Dropbox e Box.net também fornecem aplicativos para smartphones para facilitar o acesso aos seus dados. Muitos desses serviços fornecem algum nível base de armazenamento gratuito e também oferecem limites maiores por uma taxa de assinatura. O benefício além da facilidade de acesso é que seus dados são armazenados com segurança em um servidor remoto. Em uma catástrofe imprevista como incêndio doméstico ou roubo de dispositivos, ter seus dados em servidor remoto seria inestimável.
Se você usa um serviço de e-mail web como Gmail, Yahoo Mail ou Outlook.com, já tem uma quantidade significativa de armazenamento gratuito. Com tanto armazenamento gratuito, é provável que você possa armazenar anos de e-mails sem precisar excluir mensagens ou arquivar mensagens antigas em armazenamento externo. Como as opções de armazenamento baseadas em nuvem, muitos provedores de e-mail oferecem armazenamento adicional por taxa, útil se você rotineiramente transfere arquivos grandes nos e-mails.
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