Videoconferência é quando dois ou mais locais se comunicam através do uso de tecnologia interativa de áudio e vídeo. Utiliza uma câmera de vídeo e microfone em cada local. O áudio e vídeo são enviados através de transportes de dados de alta velocidade, como linhas ISDN ou conexões IP, e visualizados em monitores. Muitas unidades de videoconferência têm equipamentos de apresentação conectados. É comum poder conectar um laptop para transmitir apresentações PowerPoint ou usar uma câmera de documentos para transmitir cópias em papel. Uma videoconferência entre dois locais é chamada de "ponto a ponto". Uma videoconferência entre mais de dois locais usa uma "ponte" e é chamada de "multiponto". A videoconferência economiza tempo e dinheiro eliminando custos de viagem.
Faça uma chamada de teste antes da reunião real. Posicione o microfone próximo a você e ajuste a câmera de vídeo para que você esteja corretamente enquadrado. Fale em tom normal e verifique com a pessoa do outro lado se ela pode ouvi-lo claramente.
Conecte todos os equipamentos periféricos de áudio e vídeo, como câmera de documentos, laptop e DVD player. Teste os sinais de cada um e verifique se podem ser vistos nos seus monitores e nos do outro lado. Peça para o outro(s) local(is) fazer o mesmo. Se houver mais de uma câmera ou microfone, teste cada um individualmente. Teste as funções do controle remoto ou painel digital e certifique-se de que o volume pode ser ajustado, a função mudo funciona e não há falhas ao alternar fontes.
Certifique-se de que o PC está ligado e a página que deseja mostrar está pronta. Se usar DVD player, certifique-se de que está pronto. Tenha os documentos já na câmera de documentos. Feche a porta para evitar interrupções e fique de frente para a câmera.
Siga regras básicas de etiqueta de vídeo para tornar sua videoconferência uma reunião bem-sucedida. Mude os microfones quando outros locais estiverem falando. Foque e enquadre a câmera na pessoa que está falando. Certifique-se de que a fonte correta está selecionada quando uma apresentação estiver sendo dada. Alterne para o PC quando uma imagem de computador estiver sendo discutida. Alterne para a fonte DVD ao reproduzir um vídeo. Volte para a fonte da câmera quando precisar de uma troca face a face.
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