Faça uma lista de todos os participantes que irão participar . Ter uma lista de participantes disponíveis permitirá que você sabe que é suposto ser na chamada.
2
Distribuir materiais pertinentes aos participantes , pelo menos 24 horas antes da chamada de conferência. Os participantes da conferência estarão mais aptos a fazer perguntas e entender a sua agenda da conferência , se eles são capazes de ver os materiais que você vai estar falando sobre .
3
Envie um lembrete a todos os participantes solicitaram uma a duas horas antes da conferência . Isso ajudará a manter uma conferência completa e dissuadir retardatários final de interromper a chamada.
4
Decidir sobre a duração da discussão de cada tópico e dar a cada tópico um tempo de pergunta /resposta pausa. Este método permite que os participantes a fazer perguntas sobre cada tópico enquanto ele está sendo coberto , sem alongar o tempo total de chamadas.
5
Criar uma programação chamada de conferência. Se os participantes sei quanto tempo vai durar a chamada , eles vão apreciá-lo , uma vez que será mais capaz de planejar seu dia em torno de seu tempo conferência.
6
Entrar a teleconferência pelo menos dez minutos antes de os participantes chegam. Chegando cedo lhe dará uma oportunidade de interagir com chegadas antecipadas para a sua conferência e descobrir seus nomes a verificar a sua lista de participantes , enquanto espera pelos outros para chegar.
7
Pedido todos os participantes a colocar seu telefones no mudo enquanto a conferência está em andamento , a menos que uma pergunta ou comentário está sendo dublado . Como a maioria das conferências são realizadas com muitos participantes diferentes , nem todos vão entender a importância de se dirigir ruído e outras perturbações . É mais fácil falar em calma a um grupo de chamadores do que gritar mais alto de alguém animal de estimação que não está no mudo.
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