Agende a chamada de conferência. Convidar todos os participantes necessários perguntar-lhes se eles serão capazes de participar. Mantenha uma lista de quem estará atendendo a chamada de conferência . Verifique com todos os participantes que eles terão acesso a um telefone para a chamada.
2
Enviar informações a todos os participantes uma semana antes da reunião lembrando-os da data e hora da chamada . Incluir um número de telefone de linha de conferência e instruções de discagem para que todos possam se conectar à chamada.
3
Criar uma agenda para a chamada e enviá-lo a todos os participantes dois dias antes a chamada de conferência . Listar todos os itens que serão discutidos e listar os nomes das pessoas que irão falar sobre cada tópico. Nota sobre a agenda que uma sessão de perguntas e respostas, terá lugar no final da chamada, e dar tempo extra para ele . Pergunte participantes para rever a agenda e enviar -lhe todas as perguntas ou preocupações. Faça uma lista de todas as respostas .
4
Disque para a linha de conferência e iniciar a chamada. Grave a conferência se a sua linha de conferências tem tais capacidades. Peça a todos que relatam que eles se juntaram ao apelo e anote que participaram. Comece a conferência afirmando um item de agenda é o primeiro e que o Sr. Jones estará falando , e peça aos participantes para realizar todas as perguntas até que a sessão de perguntas e respostas.
5
Fale claramente uma vez que o primeiro tema da agenda foi coberto de anunciar que a Sra. Smith estará falando ao lado de cobrir o número do item agenda dois. Continue esse processo até que todos os itens da pauta foram cobertos . Após o último tópico foi apresentado , permitir que os participantes a fazer perguntas. Anote todas as perguntas que são feitas e as respostas dadas .
6 Quando
não há mais perguntas, concluir a chamada , afirmando que ele é longo.
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